Отпуск: документальное оформление. Предоставление отпуска: пошаговая процедура

Каждый работник имеет право на отдых. Эта норма закреплена в Конституции и Трудовом кодексе. Чтобы реализовать это право, работник и работодатель должны соблюсти ряд формальностей. Рассмотрим подробнее, как производится оформление отпуска работника.

Вопросы, касающиеся предоставления отпусков, оговорены в главе 19 ТК РФ . Согласно статье 114 ТК РФ , работникам должен предоставляться отдых с сохранением места работы и среднего заработка. Его длительность составляет не менее 28 календарных дней. Для некоторых категорий лиц этот период может быть увеличен.

Как оформить отпуск

Оформление отпуска следует производить в соответствии с определенным алгоритмом.

Шаг 1

В зависимости от того, уходит гражданин на «каникулы» по графику или вне его, предпринимаются различные действия. Если сотрудник собирается отдыхать по графику, то работодатель должен не менее чем за две недели до утвержденной даты уведомить его. Такая норма закреплена в статье 123 ТК РФ . Уведомление составляется в произвольной форме, но в нем обязательно должен быть указан адресат, а также дата начала и окончания отдыха. Подчиненный должен ознакомиться с уведомлением под подпись.

Если подчиненный собирается отдыхать вне графика, то как минимум за две недели до этого он должен написать соответствующее заявление. На это имеют право, прежде всего, льготные категории работников, например, беременные сотрудницы перед декретом. Кроме того, отдохнуть вне графика могут новые работники, которые были приняты на работу после составления графика.

Шаг 2

На этом этапе издается приказ о предоставлении отпуска. Для этого можно использовать самостоятельно разработанный бланк или унифицированную форму Т-6. С готовым приказом подчиненный должен ознакомиться под подпись.

Шаг 3

Составляется записка-расчет. Для этого можно использовать форму Т-60 или бланк, разработанный на предприятии.

Шаг 4

Это этап предполагает внесение в табель сведений о том, что сотрудник находится в отпуске. Для этого используется код «ОТ» или «09».

Шаг 5

После возвращения сотрудника на работу сведения об этом необходимо внести в личную карточку по форме Т-2. В этот документ вносятся следующие данные:

• вид отпуска;
• период работы, за который он предоставлен;
• длительность;
• дата начала и окончания;
• реквизиты приказа о предоставлении отдыха.

Дни в счет отпуска: как оформить

Если по каким-либо причинам сотруднику необходим внеплановый выходной, он имеет право попросить у работодателя предоставить его в счет оплачиваемого отдыха. Предоставлять его или нет, решает работодатель. Если добро получено, сотрудник пишет соответствующее заявление, в котором желательно указать причину выходного.

Работодателям не рекомендуется предоставлять «каникулы» авансом за год, который еще не наступил. В этом случае не следует идти навстречу даже льготникам, поскольку если сотрудник уволится, вычесть с него выплаченные отпускные будет довольно сложно, ведь сделать это можно только с его согласия.

Что еще стоит знать

Сотрудник имеет право разделять этот период на части, но как минимум одна из этих частей не должна быть меньше 14 дней. Например, работник может разделить время отдыха по схеме 14 + 5 + 9.

Процедура предоставления отпусков работникам предприятия состоит из издания следующих обязательных документов:

график отпусков

приказ о предоставлении отпуска

записка-расчет о предоставлении отпуска работнику

При составлении документов необходимо опираться на действующее трудовое законодательство. В первую очередь следует руководствоваться главой 19 ТК РФ, а также другими федеральными законами, регулирующими предоставление отпусков. При предоставлении отпуска также могут издаваться и другие документы, унифицированные формы для которых не существуют, но их обязательность прямо предусмотрена законодательством. К таким документам можно отнести заявление об отпуске. Если отпуск запланирован графиком, нормативно-правовые акты не предусматривают обязанность работников подавать заявление о его предоставлении. Письменное заявление подается тогда, когда работник просит предоставить отпуск в иное, не предусмотренное графиком время. Например:

заявление о предоставлении отпуска до истечения 6 месяцев непрерывной работы у данного работодателя (ст. 122 ТК РФ);

заявление о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающей 28 календарных дней, денежной компенсацией (ст. 126 ТК РФ);

заявление о предоставлении отпуска с последующим увольнением (ст. 127 ТК РФ);

заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ). 1

Существуют документы, которые напрямую не упоминаются в законодательных актах об отпусках, но на практике издаются в организациях по их усмотрению:

приказ об отзыве из отпуска

приказ о перенесении отпуска

извещение о начале отпуска

уведомление о разделении отпуска на части.

Для всех этих документов формы (состав реквизитов) определяются по усмотрению предприятия.

Одним из важнейших документов по предоставлению отпуска является график отпусков. Оформление документа – это проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа. Можно дать и более подробное определение - обязательные данные или сведения, которые должен содержать официальный документ, чтобы обладать подлинной юридической силой, служить основанием совершения операций.

График отпусков – это локальный нормативный акт организации, который определяет очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году сотрудникам организации. Исходя из этого определения, назначение графика отпусков следующее:

установление очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам в соответствии с правилами, действующими на предприятии;

информирование сотрудников о планируемом времени предоставления им ежегодных оплачиваемых отпусков.

Составление графика отпусков необходимо бухгалтерам для учета расходов на оплату труда. Составить и утвердить график следует не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года. К примеру, график отпусков на 2014 год должен быть утвержден не позднее 19 декабря 2013 года. В случае отсутствия графика отпусков или даже при его несвоевременном составлении налоговые органы могут исключить из состава затрат расходы организаций на оплату отпуска сотрудников. Несерьезное отношение к составлению этого документа может сказаться на финансовом состоянии организации. Поэтому кадровым службам рекомендуется начинать составление этого документа еще в ноябре месяце, потому что оформление происходит в четыре стадии:

сбор информации в подразделениях о том, кто из работников и когда желает пойти в отпуск;

составление графика с учетом законодательства;

непосредственное оформление документа;

подпись у руководителя кадровой службы и первого лица организации. 1

Сначала необходимо узнать мнение работников о времени предоставления им отпуска. Это можно сделать с помощью специальных анкет, а при небольшом штате достаточно повесить объявление или устно оповестить работников, что до конца ноября они должны подать собственноручно составленные заявления или записки о предполагаемой дате использования очередного отпуска. В случае неподачи заявления (анкеты) в установленный срок кадровая служба оставляет за собой право самостоятельно без консультаций с работником определить время предоставления отпуска. Но подобные решения нередко оспаривается работниками, особенно если они имеют право на использование отпуска в удобное время.

Продолжительность отпуска не должна быть меньше, чем установлено законодательством (ст. 115 ТК РФ). Следует обратить внимание на сотрудников, которым положен удлиненный или дополнительный отпуск. В случае разделения отпуска на части, хотя бы одна из его частей не должна быть меньше 14 дней (ст. 125 ТК РФ). В случае перенесения отпуска с согласия работника на следующий рабочий год отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ст. 124 ТК РФ).

Отпуск не должен начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется. Поэтому необходимо проследить, не произошло ли у работника при этом смещение рабочего года.

Если при составлении графика отпусков у некоторых работников право на отпуск еще не наступило (со дня приема на работу не прошло шести месяцев), также это следует учитывать. Не стоит забывать про исключения, установленные ч. 3 ст. 122 ТК РФ. 1

Для графика отпусков предусмотрена специальная унифицированная форма №Т-7. В шестой графе указывается конкретная календарная дата начала отпуска. Если отпуск разбивается на части, то в пятой и шестой графе 5 и 6 формы №Т-7 указываются даты начала каждой части отпуска. Седьмая графа под названием «Фактическая дата отпуска» остается незаполненной до выхода работника в отпуск. А восьмая и девятая графа «Перенесение отпуска» могут оставаться пустыми, если сотрудник использует отпуск в соответствии с запланированными изначально в графике датами. В графе «Примечания» можно делать отметки, необходимые отделу кадров или бухгалтерии. После заполнения формы №Т-7, происходит согласование и утверждение документа. Обязательным условием является мнение выборного профсоюзного органа данной организации, которое должно быть изложено в письменной форме. Реквизиты этого документа указываются в соответствующих строках формы №Т-7, т.е. в левом верхнем углу ниже названия организации указываются дата (месяц прописью) и номер протокола заседания.

Так как график отпусков является локальным нормативным актом организации, то целесообразно согласовать его проект с руководителями структурных подразделений. Свою визу на проекте графика отпусков также должен поставить главный бухгалтер организации, поскольку именно бухгалтерия будет отвечать за выплату работникам отпускных. Затем документ визируется руководителем кадровой службы и передается на утверждение руководителю организации или уполномоченному им лицу. Вне зависимости от того, каким числом руководитель организации утвердил график отпусков, он вступает в силу с 1 января календарного года.

Немаловажным является то, что работники должны быть ознакомлены с готовым графиком, причем, желательно каждого работника ознакомить под роспись. Однако в форме №Т–7 не предусмотрена графа, предназначенная для проставления подписей самими работниками.

В случае если работник будет предупрежден о начале отпуска позднее, чем за две недели, либо ему вовремя не выплатили отпускные, то работодатель (по письменному заявлению работника) обязан будет перенести работнику отпуск на другой согласованный с ним срок. При переносе срока отпуска на другое время в соответствии со ст. 124 ТК РФ с согласия работника и работодателя (в лице руководителя структурного подразделения предприятия) в график отпусков вносятся соответствующие изменения. О внесении изменений руководителем предприятия издается приказ.

Таким образом, очередность предоставления отпусков определяется графиком отпусков (унифицированная форма №Т-7), составление которого происходит в 4 этапа. Утверждение должно происходить не позже 17 декабря. Работники должны быть ознакомлены с графиком отпусков под роспись, это можно сделать тремя способами. Сотрудников, принятых в первом полугодии, необходимо включать в график, во втором – нет необходимости. Продление и перенесение отпуска так же отражается в графике отпусков. Данная процедура основывается на Приказе и подтвердительных документах.

Для издания приказов по личному составу, к которым относятся и приказы о предоставлении отпуска, необходимо наличие в них ссылки на документы-основания. В силу сложившейся традиции любой приказ руководителя организации по личному составу издается на основе так называемого инициативного документа, который и является основанием для издания самого приказа. В приказе обязательным реквизитом является ссылка на соответствующий документ-основание, при этом указывается наименование документа (заявление), дата и номер, а также нередко должность, инициалы и фамилия автора документа.

Заявление является личным документом, оформляется на чистом листе бумаги в соответствии с установленной предприятием формой (образцом) и подписывается лично человеком, подающим заявление. Для придания заявлению юридической силы этот документ должен быть адресован руководителю организации с указанием его должности, инициалов, фамилии. Заявление обязательно должно содержать сведения о его авторе с указанием должности, инициалов и фамилии. Следует указание вида документа слово «заявление». Текст документа должен содержать предмет или причину составления заявления. Важнейшими реквизитами заявления являются дата составления и собственноручная подпись работника. 1

Заявление на отпуск – это документ, который содержит просьбу работника о предоставлении ему отпуска определенного вида и продолжительности. Назначение заявления на отпуск в инициации процедуры предоставления работнику отпуска, с последующим изданием приказа о предоставлении отпуска. Заявление на отпуск необходимо заполнять случаях:

предоставление отпуска сотрудникам, недавно принятым на работу;

предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска тем, кто имеет на него право до истечения шести месяцев непрерывной работы в организации;

компенсация части отпуска, превышающей 28 дней;

предоставление неиспользованного отпуска (или компенсации за него) с последующим увольнением;

получение всех видов неоплачиваемых отпусков;

предоставление учебного оплачиваемого отпуска. 2

В заявлениях на отпуск в тексте обязательно указание вида отпуска, периода работы, за который он предоставляется, даты начала и окончания отпуска. Важным моментом так же является то, что при подготовке заявления о предоставлении отпуска к нему обязательно следует приложить документы, подтверждающие обоснованность обращения заявителя:

отпуск по беременности и родам - листок нетрудоспособности;

отпуск в связи с рождением ребенка - свидетельство о рождении ребенка;

учебный отпуск - справка-вызов из образовательного учреждения;

отпуск за стаж работы (предоставляется отдельным категориям работников в соответствии с федеральным законодательством) - справка о подтверждении стажа (выписка из личного дела).

Форма заявления на отпуск предусмотрена в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации.

Заявление на отпуск должно обязательно содержать следующие реквизиты:

адресат, руководитель организации с указанием его должности, фамилии и инициалов;

название вида документа;

Многие организации разрабатывают для заявления о предоставлении отпуска трафаретный бланк, в котором работник заполняет только переменные данные. Заявление пишется в одном экземпляре. На заявлении проставляется виза руководителя структурного подразделения. Виза это реквизит, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации с содержанием документа.

Таким образом, заявление о предоставлении отпуска является одним из оснований для издания приказа о предоставлении отпуска работнику. Написание заявления необходимо в случаях, не предусмотренных графиком отпусков. К заявлению необходимо прилагать документы, подтверждающие право работника на соответствующий отпуск.

После утверждения графика отпусков следующим этапом документального оформления отпусков в общем случае является издание приказа о предоставлении отпуска работникам организации. Приказ относится к организационно–распорядительным документам, то есть к виду письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц. Приказ является одним из самых распространенных видов распорядительных документов, которые издаются администрацией всех организаций.

Согласно государственному стандарту приказом называется правовой акт, издаваемый руководителем учреждения, действующего на основе принципа единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением.

Приказ о предоставлении отпуска – это документ, на основании которого фиксируется факт предоставления работникам предприятия отпусков. Приказ на отпуск издается руководителем предприятия, а распоряжение о предоставлении отпусков - другими уполномоченными руководителем предприятия должностными лицами.

Заявление о предоставлении отпуска необходимо в тех случаях, когда работник выходит в отпуск в иное время, не совпадающее с графиком отпусков.

Приказом документируется факт предоставления как основного (ежегодного оплачиваемого) отпуска, так и других видов оплачиваемых и неоплачиваемых отпусков. Порядок предоставления отпусков работникам предприятия, их виды, продолжительность, размер, очередность, исчисление и др., определяется в соответствии с гл. 19 ТК РФ, а также положениями других нормативно-правовых актов, локальных актов организации и трудовых договоров, заключенных с соответствующими работниками.

Приказы составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке работника (форма №Т-2 или №Т-2ГС(МС), лицевом счете (форма №Т-54 или №Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме №Т-60 «Записка - расчет о предоставлении отпуска работнику».

Оформление проекта приказа о предоставлении отпуска производится с применением унифицированных форм №Т-6 и Т-6а, которые предусмотрены Госкомстатом РФ. При этом унифицированная форма №Т-6 применяется для документирования факта предоставления отпуска одному работнику, тогда как унифицированная форма №Т-6а - для документирования факта предоставления отпуска двум и более работникам. То есть кадровая служба организации имеет возможность оформить в приказе за одной датой и одним регистрационным номером факт предоставления отпуска нескольким работникам. Какую форму использовать, решает сама организация. Недостаток формы №Т-6а в том, что ее использование не всегда удобно, так как предусмотрено мало места для внесения сведений. В то же время форма №Т-6а значительно сокращает количество издаваемых приказов, что упрощает документооборот предприятия.

Приказы бывают двух видов: по основной деятельности и по личному составу. Приказ о предоставлении отпуска работникам является приказом по личному составу, оформляется на общем бланке с продольным расположением реквизитов. Подписанный руководителем предприятия приказ объявляется работнику под роспись. Оформление приказа производится в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Реквизиты, используемые в приказе о предоставлении отпуска:

код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) – 0301005;

наименование предприятия должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах;

наименование вида документа. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает особые правила оформления реквизита «Наименование документа». Слово «ПРИКАЗ» печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом;

датой приказа является дата его подписания. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами;

регистрационный номер документа – №03-54. Первая часть номера означает номер структурного подразделения, издавшего приказ, а вторая часть номера – порядковый номер документа;

заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. То есть должен отвечать на вопросы о чем (о ком)? Точка в конце заголовка не ставится. Приказ (о чем?) о предоставлении отпуска работнику;

текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Текст приказа должен быть составлен на государственном языке Российской Федерации, то есть на русском, в двух частях: констатирующей и распорядительной. Первую часть разрешается опускать.

Текст унифицированной формы Т-6 начинается с фразы: «Предоставить отпуск», затем указываются в дательном падеже фамилия, имя, отчество работника. В форме №Т-6 предусмотрена графа для табельного номера работника, ее указываем в соответствии со штатным расписанием организации. Далее пишется наименование структурного подразделения, где работник трудится, его должность (специальность, профессия), обозначенные в трудовом договоре, в приказе о приеме работника, а если он был переведен, то в изменении к трудовому договору и приказе о переводе (начальник цеха).

Указывая эти данные, кадровикам следует использовать личную карточку работника. Затем заполняется графа «за период работы», то есть проставляется начальная и последняя дата рабочего года, за который работник имеет право на отпуск. Далее нужно заполнить в соответствии с видами отпусков, установленных ТК РФ, пункты А, Б, В, представленные в унифицированной форме Т-6.

В пункте А следует указать количество календарных дней, если предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск, а так же даты начала и окончания отпуска. Пункт Б заполняется в случае, если работнику предусмотрен ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы или какой-либо другой. В нашем случае эта графа остается пустой (можно поставить прочерки), так как никакие другие виды отпусков не предоставляются. В пункте В необходимо прописать общее количество календарных дней отпуска, то есть сумму дней отпуска из пунктов А и Б, а так же временные рамки, состоящие их конкретных дат.

9) подпись, реквизит документа, представляющий собой собственноручную подпись полномочного должностного лица. В состав этого реквизита входят:

наименование должности;

личная подпись;

расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Все приказы издаются на основе единоначалия, поэтому имеют одну подпись – руководителя организации или другого лица, имеющего право издания приказов (обычно руководителя организации).

10) виза об ознакомлении работника с приказом содержит:

слова «С приказом работник ознакомлен»;

личную подпись работника;

дату ознакомления.

Проставления дополнительных удостоверяющих реквизитов (печати) приказ не требует.

Ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются совместителям одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности (ч. 2 ст. 286 ТК РФ).

Таким образом, основанием предоставления отпуска является приказ (распоряжение) руководителя предприятия, для которого предусмотрены две унифицированные формы Т-6 и Т-6а. Он относится к приказам по личному составу, а так же к организационно – распорядительным документам, следовательно, используются реквизиты, характерные для всех организационно – распорядительных документов. Оформляется на общем бланке с продольным расположением реквизитов с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Уведомление – это документ, которым работодатель сообщает работнику официальную информацию о каких-либо изменениях в трудовых отношениях. Уведомление относится к документам, которые не имеют официального статуса - этот документ не включен в Общероссийский классификатор управленческой документации, ни один нормативный документ межотраслевого действия не содержат правил составления и оформления уведомления. ТК РФ предусматривает обязательное направление работнику письменного уведомления работодателя в целом ряде случаев, в том числе и при предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков.

Уведомление об отпуске – это документ, основная задача которого извещение (предупреждение) работника о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска. В форме уведомления работодатель также может предложить работнику разделить отпуск на части, что предусмотрено ст. 125 ТК РФ.

Согласно ст. 123 ТК РФ работник должен быть уведомлен о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска не позднее, чем за две недели до установленной графиком отпусков даты начала отпуска. Уведомление об отпуске не нужно составлять в том случае, если работник идет в отпуск по заявлению. Предупреждение об отпуске следует направлять работнику персонально и в письменной форме.

Допускается уведомление работников одного структурного подразделения об установленных датах начала отпусков под роспись в рабочей тетради руководителя структурного подразделения (с соблюдением вышеуказанного срока). Несвоевременное предупреждение работника о дате начала отпуска дает основание для переноса отпуска на другой срок. В случае отказа работника от ознакомления с уведомлением составляется соответствующий акт.

Для того чтобы уведомление обладало юридической силой, необходимо соблюдать следующие требования:

документ должен содержать наименование организации (предприятия) и необходимые данные, позволяющие ее идентифицировать;

документ должен быть адресован работнику с указанием его должности, инициалов, фамилии и адреса проживания, если документ направляется по почте;

документ должен быть зарегистрирован, и его дата должна соответствовать требованиям законодательства;

текст уведомления должен содержать сообщение о предстоящих действиях работодателя со ссылкой на документы, статьи законодательства, а также последствия этих действий для работника;

документ должен быть подписан работодателем (руководителем организации) или его заместителем, имеющим на то полномочия с указанием его должности, инициалов и фамилии.

На многих предприятиях уведомления оформляют внутренним документом, который содержит указание должности, фамилии, имени, отчества работника, текст с информацией о предстоящих изменениях, но не проходит регистрацию и не имеет номера. Встречаются случаи, когда подписывают уведомления должностные лица, которые не являются уполномоченными представителями работодателя. Оформленные таким образом уведомления могут вызвать замечания проверяющих. Самым серьезным аргументом следует считать то обстоятельство, что при возникновении трудового спора и судебных разбирательствах такие документы не исполняет роль доказательства.

Для оформления уведомлений представляется наиболее рациональным использовать бланк письма организации, так как он предусматривает все необходимые реквизиты, придает уведомлению официальный характер. Текст уведомлений также целесообразно составлять в соответствии с рекомендациями по составлению информационных писем: в первой части изложить условия или причины, а во второй - предложения или решения.

Уведомление может быть направлено по почте на тот адрес, который работник сообщил работодателю. В этом случае документ отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении, копию письма и почтовую квитанцию следует сохранять. Уведомление может быть вручено работнику лично. В этом случае документ адресуется должностному лицу. При таком способе ознакомления работника с уведомлением на нем должна быть оформлена виза ознакомления и согласия (или несогласия) работника с содержанием документа. Наличие подписи работника и его ответа на уведомлении делает этот вариант оформления более предпочтительным, чем отправка документа по почте.

Допускается использование заранее составленной трафаретной формы, в которой необходимо будет дописать только переменные данные. Применение трафаретных форм значительно сокращает время на составление документа и вносит единообразие в документооборот. Необходимо помнить при заполнении, что фамилия, имя, отчества работника, его должность и структурное подразделение (в правом верхнем углу) пишутся в дательном падеже.

Таким образом, основная задача уведомления об отпуске - это извещение (предупреждение) работника о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска в соответствии с ТК РФ. Чтобы уведомление обладало юридической силой, необходимо грамотно оформить все реквизиты, а именно наименование организации, адресат (с указанием должности, инициалов, фамилии), регистрационный номер и дату, текст (со ссылкой на документы, статьи законодательства), подпись работодателя. Обязательно наличие визы ознакомления и согласия (или несогласия) работника с содержанием документа. Только при полном наборе реквизитов уведомление может служить доказательством в судебном разбирательстве.

На основании Приказа работник кадровой службы оформляет записку-расчет, поэтому необходимо рассмотреть основные аспекты ее оформления.

Записка-расчет о предоставлении отпуска – это документ, предназначенный для подтверждения факта предоставления работнику ежегодного оплачиваемого отпуска и подготовки расчета выплат, причитающихся ему за период отпуска. Данный документ также унифицирован Госкомстатом, это форма №Т-60. Она является двухсторонней. Лицевая сторона заполняется работником кадровой службы, а оборотная сторона - бухгалтером. Начало документа схоже с приказом о предоставлении отпуска, который был рассмотрен выше, здесь особых сложностей быть не должно, поэтому подробно останавливаться на этом не будем.

При оформлении части ежегодного оплачиваемого отпуска в графе «Расчетный период» указывается целый год, даже если он еще не отработан сотрудником. В случае оформления отпуска по беременности и родам или по уходу за ребенком графа не заполняется.

В третьей графе под названием «Выплаты, учитываемые при исчислении среднего заработка» - указывается общая сумма выплат работнику за каждый месяц расчетного периода, с учетом всех (имеющих место) корректировок.

При использовании в расчетах корректировочного коэффициента, составляется бухгалтерская справка. Унифицированной формы для данной справки не предусмотрено. Она может быть самостоятельно разработана бухгалтером, но так как бухгалтерская справка является первичным учетным документом, в ней должны содержаться обязательные реквизиты, предусмотренные Законом «О бухгалтерском учете».

При заполнении графы 4 «Количество календарных дней расчетного периода» необходимо помнить, что при расчете отпускных применяется «условное» число календарных дней, которое в полностью отработанном месяце составляет - 29,4 дня. В случае не полностью отработанного месяца применяется дополнительный расчет, путем деления «условного» числа на фактическое число календарных дней в месяце и умножением на отработанные дни.

Пятая графа «Количество часов расчетного периода» заполняется при расчете оплаты отпуска работнику, которому установлен суммированный расчет рабочего времени.

Шестая графа – это величина среднего дневного заработка определяется путем деления суммы начислений за расчетный период на количество календарных дней, принимаемых расчетного периода.

Отпускные, подлежащие выплате работнику, рассчитываются путем умножения среднего дневного заработка на количество дней отпуска и вычитанием из полученной суммы налога на доходы и прочих удержаний.

Подписывать записку-расчет должен работник кадровой службы, который заполнял лицевую сторону, и бухгалтер, заполнявший оборотную сторону.

Оформление подписи должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003, так же как оформление и остальных обязательных реквизитов – наименования организации, наименования вида документа, заголовка к тексту, кодов по ОКУД и ОКПО. Записка-расчет предназначена для подтверждения факта предоставления отпуска, а так же для расчета выплат, причитающихся работнику при предоставлении отпуска. Заполняется в соответствии с унифицированной формой №Т-60 и сотрудником отдела кадров, и бухгалтером.

Таким образом, были рассмотрены основные документы, с оформлением которых приходится сталкиваться работникам отдела кадров при предоставлении отпусков. К таким документам относятся график отпусков, заявление об отпуске, приказ о предоставлении отпуска работнику, уведомление об отпуске и записка-расчет о предоставлении отпуска работнику. Порядок предоставления отпусков регламентируется гл. 19 ТК РФ, а так же иными федеральными законами, затрагивающими предоставление отпусков. Соответственно при создании документов необходимо руководствоваться их положениями. При работе с документами следует учитывать требования Государственной системы документационного обеспечения управления, инструкции по делопроизводству конкретного предприятия и положения ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Надлежащее оформление документов является подтверждением факта законного предоставления отпусков работникам организации.

Впереди сезон отпусков. Кадровикам необходимо помнить, что уход сотрудника в отпуск – это процесс, который нужно держать под контролем. А все связанные с ним операции оформлять соответствующими документами.

Взаимоотношения работодателя и работника по отпускным вопросам строятся на основании трудового законодательства. Трудовой кодекс предусматривает несколько видов отпусков. Среди них ежегодный основной оплачиваемый отпуск (его еще называют очередным). На время этого отпуска работодатель сохраняет за отпускником место работы (должность) и средний заработок. В это время нельзя переводить работника на другую работу, а также изменять существенные условия трудового договора.

Закон запрещает не предоставлять основной отпуск работникам в течение двух лет подряд (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). Это считается нарушением трудового законодательства, за которое организацию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск

Все сотрудники, работающие по трудовому договору, независимо от срока трудового договора и формы оплаты труда, занимаемой должности и выполняемой работы имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Не имеет значения и организационно-правовая форма работодателя. А вот к отношениям по гражданско-правовым договорам отпуска не применяются.

Очередной отпуск установленной продолжительности сотрудник может получить один раз в рабочем году. Не нужно путать с календарным годом – для каждого работника рабочий год свой. Его отсчет начинается со дня поступления человека на работу в организацию или к индивидуальному предпринимателю. Поэтому рабочий год для отпуска может не совпадать с календарным.

Пример 1

Для исчисления отпуска его первый рабочий год продлится с 1 апреля 2008 г. по 31 марта 2009 г. Второй рабочий год сотрудника начнется 1 апреля 2009 г. и закончится 31 марта 2010 г. и т.д.

В первый год своей работы сотрудник может использовать основной отпуск по истечении шести месяцев непрерывного труда на фирме (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).

Пример 2

Воспользуемся данными примера 1. Программист Бережной В.В. вправе впервые использовать основной отпуск в октябре 2008 г. (если он непрерывно отработает с апреля по сентябрь 2008 г. включительно).

НАША СПРАВКА

Что означает «шесть месяцев непрерывной работы»?

Это фактически проработанное время, в течение которого человек выполнял свои трудовые обязанности. В него включают периоды, перечисленные в статье 121 ТК РФ. В частности, это время фактической работы в организации, а также время, когда человек фактически не трудился, но за ним сохранялось место работы (например, время болезни, выходные и праздничные дни, отгулы и т.п.).

Работодатель вправе (по собственному усмотрению и по заявлению человека) дать отпуск работнику авансом, то есть до истечения шестимесячного срока. Но в отдельных случаях (они перечислены в статье 122 ТК РФ) компания это сделать обязана.

Кроме того, по желанию мужа ему могут предоставить отпуск авансом, если его жена находится в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ).

До истечения шести месяцев непрерывной работы предоставляется основной отпуск и совместителю. При условии, что одновременно он берет отпуск по основному месту работы (ч. 1 ст. 286 ТК РФ).

Основной отпуск за второй и последующие годы работы штатному сотруднику предоставляют в любое время рабочего года в соответствии с очередностью отпусков (ч. 4 ст. 122 ТК РФ). Эту очередность организация устанавливает ежегодно – составляет график отпусков.

Отдыхать по графику

График отпусков утверждает работодатель не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года – в середине декабря. Этот документ должен быть в организации обязательно (ст. 123 ТК РФ). Иначе работодателя и его должностных лиц привлекут к административной ответственности за нарушение законодательства о труде (ст. 5.27 КоАП РФ).

Форма документа № Т-7 (унифицированная) утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (далее – Постановление № 1). В графике указывают фамилии сотрудников, имеющих право на отпуск, их должности, структурные подразделения, в которых они работают, запланированный период и количество дней отпусков.

Проект графика отпусков подписывает руководитель кадровой службы после согласования с руководителями структурных подразделений.

График обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Можно ли от него отступать? Можно, но для этого нужны обоснования.

Если время начала отпуска меняется по просьбе работника, то необходимо его заявление и согласие работодателя – разрешительная резолюция на заявлении.

Если очередность предоставления отпусков изменяется по инициативе работодателя, то подтвердить это нужно соответствующими приказами и письменным согласием работника.

О времени начала отпуска нужно известить работника под роспись не позднее, чем за две недели до начала его отдыха.

Сколько можно гулять?

По общему правилу продолжительность основного отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115, ст. 120 ТК РФ).

Нерабочие праздничные дни (ст. 112 ТК РФ), которые приходятся на период ежегодного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включают (ч. 1 ст. 120 ТК РФ).

НАША СПРАВКА

Нерабочими праздничными днями в России являются: новогодние каникулы (1, 2, 3, 4, 5 января); Рождество Христово (7 января); День защитника Отечества (23 февраля); Международный женский день (8 марта); Праздник Весны и Труда (1 мая); День Победы (9 мая); День России (12 июня); День народного единства (4 ноября) (ст. 112 ТК РФ).

Пример 3

С 1 июня текущего года компания предоставляет работнику очередной ежегодный отпуск на 28 календарных дней. В период отпуска не нужно включать 1 праздничный день (12 июня). Значит, человек будет находиться в отпуске с 1 по 29 июня. Выйти на работу он должен 30 июня.

К ним относятся:

– несовершеннолетние (31 календарный день, ст. 267 ТК РФ);

– работники детских садов (42 календарных дня, ст. 334 ТК РФ)

– педагоги в школах, преподаватели в училищах, техникумах и вузах (56 календарных дней, ст. 334 ТК РФ);

Инвалиды (30 календарных дней, ч. 5 ст. 23 Федерального закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ).

Людям, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев или занятым на сезонных работах, отпуск предоставляют из расчета два рабочих дня за каждый месяц работы (ст. 291, ст. 295 ТК РФ). Работа на условиях неполного рабочего времени на продолжительность основного отпуска не влияет (ч. 3 ст. 93 ТК РФ).

Отпуск по частям

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск можно разделить на части (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Количество таких частей законодательство не ограничивает. Однако хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). В большинстве компаний отпуск делят пополам (две недели – одна часть, две недели – другая).

Какие нужны документы

Чтобы уйти в отпуск, человек пишет заявление. Этот документ составляют в произвольной форме.

Для удобства можно фиксировать отпускные заявления в специальном журнале. Унифицированной формы этого документа нет. Поэтому кадровая служба может разработать его самостоятельно. Пример заполнения журнала учета заявлений работников на предоставление очередного отпуска:

Заметим: в принципе, заявление на отпуск – документ необязательный. И, если человек уходит в отпуск строго по графику, то писать его не нужно. Даже наоборот: это не сотрудник сообщает работодателю о своем намерении уйти в отпуск, а администрация напоминает работнику о начале его отпуска в соответствии с графиком отпусков. При этом сотруднику письменно сообщают о дате его ухода в отпуск не позднее, чем за две недели до начала отдыха (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Однако на практике, как правило, применяется другой порядок – собравшись в отпуск, человек пишет заявление.

Получив заявление сотрудника, кадровик готовит приказ о предоставлении отпуска, а руководитель фирмы подписывает его.

Этот документ составляют по утвержденной форме. Если в отпуск уходит один человек, то используют унифицированную форму № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику». Если в отпуск одновременно уходят несколько человек, то совместный приказ оформляют по форме № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам». Эти формы тоже утверждены Постановлением №1.

Приказы об отпусках можно регистрировать в специальном журнале. Унифицированной формы этого документа нет. Поэтому кадровая служба может разработать его самостоятельно. Например, так:

И последнее. На основании приказа на отпуск кадровик должен сделать отметки в личной карточке сотрудника (унифицированная форма № Т-2, утвержденная Постановлением № 1). Для этого в карточке предусмотрен специальный раздел VIII «Отпуск». Здесь указывают вид отпуска (ежегодный основной оплачиваемый отпуск); период работы, за который предоставлен отпуск (рабочий год); количество календарных дней отпуска, даты его начала и окончания; основание для предоставления отпуска (например, заявление сотрудника).

Помимо перечисленных документов специалист кадровой службы должен заполнить еще и унифицированную форму № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» (утверждена Постановлением № 1). Ее использует бухгалтерия при расчете отпускных.

НАША СПРАВКА

Если работник заболел во время очередного отпуска (это должен подтвердить больничный лист), его продлевают на количество дней нетрудоспособности (ст. 124 ТК РФ). После выздоровления человек должен написать заявление о том, когда бы он хотел догулять отпуск: сразу после болезни или позже. В первом случае работодатель издает в произвольной форме приказ о продлении отпуска. Во втором случае либо издают обычный приказ на очередной отпуск либо оформляют перенос отпуска (тоже произвольным приказом). Однако продлить (перенести) отпуск можно, только если заболел сам сотрудник. Если заболел ребенок отпускника, матери или отцу отпуск не продлят.

Что надо знать про ежегодный оплачиваемый отпуск, порядок его предоставления, чтобы не было проблем с работниками и проверяющими.

Из статьи вы узнаете:

Когда возникает право работника на отпуск

За первый год работы. По закону, чтобы взять отпуск на работе за первый рабочий год, сотруднику надо непрерывно отработать в компании как минимум шесть месяцев. Но по соглашению с работодателем он может взять его и раньше (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Но из этого правила есть исключение.

Отдельные категории сотрудников вправе потребовать предоставить им очередной трудовой отпуск до того, как отработают шесть месяцев. Если они написали заявление, время отдыха им надо предоставить. Кто относится к льготникам, смотрите в таблице ниже.

Скачайте документы по теме:

За последующие рабочие годы . За второй и последующие годы сотрудник вправе отдыхать в те даты, которые указаны в графике (ч. 4 ст. 122 ТК РФ). Для льготников порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков за последующие рабочие годы другой. Как и в первый рабочий год, в последующие они могут отдыхать вне графика.

Какой продолжительности ежегодный отпуск сотрудников

По закону ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). Больше дней положено сотрудникам до 18 лет — 31 день (ст. 267 ТК РФ). На большее время ежегодного отдыха имеют право педагоги (ст. 335 ТК РФ) и другие льготники по федеральным законам.

Сколько дней очередного трудового отпуска положено сотруднику

28 календарных дней отпуска работнику положено за каждый рабочий год (ст. 122 ТК РФ). Как правило, рабочий год не совпадает с календарным. Первый рабочий год начинается в день трудоустройства в компанию.

Например, сотрудник принят на работу 1 декабря 2016 года, его первый рабочий год — с 1 декабря 2016 года по 30 ноября 2017 года.

Как документально оформить предоставление отпуска работнику

Какими документами оформить ежегодное время отдыха, зависит от того, по графику сотрудник будет отдыхать или вне графика. Порядок предоставления отпуска работнику смотрите на схеме ниже.

График отпусков. Очередность предоставления работнику вы смотрите в графике. Компания составляет график ежегодно и утверждает не позднее, чем за две недели до начала года, на который его принимает. График оформляют на бланке № Т-7 или по форме, которую компания разработала самостоятельно.

Как заполнить сведения об отпуске работника в личной карточке

В личную карточку впишите сведения о ежегодном оплачиваемом отпуске. Порядок его предоставления предусматривает, что вы внесете в карточку:

• вид отпуска работника;
• период работы, за который предоставляете;
• количество дней;
• даты начала и окончания;
• реквизиты приказа о предоставление отпуска.

Скачать в.doc

Скачать в.doc

Можно ли перенести очередной трудовой отпуск

Инициатором переноса ежегодного отдыха может быть как сотрудник, так и работодатель. Если перенести хочет работник, новую дату начала ему надо согласовать с работодателем. Но согласовывать перенос надо не всегда. Если во время отпуска работник болел, работодатель обязан перенести его по закону.

Во всех случаях, когда инициатор переноса отпуска работник, ему надо написать заявление на имя директора. В заявлении указать с какой даты, на какую он просит перенести период отдыха и причину переноса. Если причиной переноса был больничный, приложить к заявлению копию листка нетрудоспособности.

Учтите, что нельзя перенести ежегодный оплачиваемый отпуск, порядок его предоставления это запрещает, во-первых, сотрудникам в возрасте до 18 лет. Во-вторых, работникам с вредными или опасными условиями труда. Они должны его отгулять в том рабочем году, в котором заработали. Это следует из части 4 статьи 124 Трудового кодекса.

Проверьте себя

1. Возможно ли предоставление работнику неоплачиваемого отпуска без его заявления с указанием причины и срока:

• a. Да, возможно;
• b. Да, но только в случае, если такой отпуск оформляется соглашением;
• c. Нет, этого делать нельзя.

2. Как работодателю необходимо напоминать работнику о предстоящем запланированном отпуске:

• a. Уведомлением унифицированной формы не позднее, чем за три недели до его начала;
• b. Уведомлением в свободной форме не позднее, чем за две недели до его начала;
• c. Приказом под роспись работника не позднее, чем за две недели.

3. Сколько дней ежегодного дополнительного отпуска положено сотрудникам, которые работают в условиях ненормированного рабочего дня:

• a. Не менее четырех рабочих дней;
• b. Не менее 7 календарных дней;
• c. Не менее трех календарных дней;

4. В каких случаях работодатель обязан предоставить сотруднику неоплачиваемый отпуск:

• a. Работникам в случае регистрации брака близких родственников - до пяти дней;
• b. Работающим инвалидам до 60 календарных дней в году;
• c. Работникам в случае усыновления/удочерения ребенка - до трех дней.

5. Периоды неоплачиваемых отпусков включаются в отпускной стаж для определения права на ежегодный оплачиваемый в случае, если:

• a. Их общая продолжительность не превышает 14 дней в течение рабочего года;
• b. Их общая продолжительность превышает 14 дней в течение рабочего года;
• c. Всегда включаются.