Типы подчинительной связи: согласование, управление, примыкание. Образец
СОГЛАСОВАНИЕ
СОГЛАСОВАНИЕ
СОГЛАСОВА́НИЕ , согласования, мн. нет, ср.
2. Одно из выражений грамматической зависимости слов в речи, состоящее в том, что зависящее слово ставится в том же падеже, числе, роде или лице, в каком стоит слово, от которого оно зависит (грам.), напр. мой сын, моему сыну, моя дочь, дело идет, дела идут.
Толковый словарь Ушакова . Д.Н. Ушаков. 1935-1940 .
Синонимы :
Смотреть что такое "СОГЛАСОВАНИЕ" в других словарях:
Взаимодействие, координация, регулирование, выверка, подгонка, подбор, увязка; сообразование, самосогласование, увязание, координирование, скоординирование, согласовывание, утряска, состыковка, слаживание, корреспондирование, увязывание. Ant.… … Словарь синонимов
СОГЛАСОВАНИЕ, я, ср. 1. см. согласовать, ся. 2. В грамматике: подчинительная связь, при к рой грамматически зависимое слово уподобляется грамматически главенствующему слову в роде, числе и падеже. Полное с. Неполное с. Толковый словарь Ожегова. С … Толковый словарь Ожегова
Достижение предварительной договоренности, общего согласия между группой заинтересованных и ответственных лиц по поводу выпуска документа определенного содержания, протокола, договора, принятия общего решения, осуществления общей сделки,… … Экономический словарь
Согласование - СОГЛАСОВАНИЕ. Форма словосочетания, состоящая в том, что прилагательное или спрягаемый глагол по форме применяются к существительному. В русском языке различают следующие виды С.: 1. С. прилагательного в атрибутивной (см.) форме с… … Словарь литературных терминов
СОГЛАСОВАНИЕ - 1) достижение предварительной договоренности, общего согласия между группой заинтересованных ответственных лиц по поводу выпуска документа определенного содержания, протокола, договора, принятия общего решения, осуществления общей сделки,… … Юридическая энциклопедия
СОГЛАСОВАНИЕ - создание в электрических цепях условий, при которых обеспечивается максимальная передача энергии от источника в нагрузку, напр. подключение к длинной электрической цепи резистора таким сопротивлением, что в месте его присоединения не происходит… … Большая политехническая энциклопедия
Согласование одна из трёх основных разновидностей подчинительной синтаксической связи (наряду с управлением и примыканием). Заключается в уподоблении зависимого компонента господствующему в одноимённых грамматических категориях (в роде,… … Википедия
Вид подчинительной связи, при котором зависимое слово уподобляется в выражении грамматических значений господствующему слову. Новый район, в новую квартиру, к новым домам. Согласование неполное. Согласование, при котором использованы не все… … Словарь лингвистических терминов
Согласование - 4. Согласование Официальное согласие с проведением испытаний по данной программе в пределах своей компетенции Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Согласование - Согласование подчинительная связь (см. Подчинение) компонентов словосочетания, при которой в зависимом слове повторяются граммемы или часть граммем главенствующего слова. При изменении главенствующего слова изменяется и зависимое. В языках,… … Лингвистический энциклопедический словарь
Книги
- Согласование времен в английском языке. Учебное пособие , Татьяна Олива Моралес. В данном учебном пособии подробно рассматривается согласование времен в английском языке на примерах и упражнениях по переводу с русского языка на английскийдля закрепления полученных… электронная книга
- Согласование и управление в русском языке , Е. С. Скобликова. В настоящей книге рассматриваются различия в теоретической интерпретации управления и согласования как способов синтаксической организации слов в составе словосочетания и предложения.…
Согласование — морфологическое уподобление формы зависимого слова форме главного слова. Слабым участком является выбор способов согласования сказуемого с подлежащим в русском языке.
Приведём некоторые правила, определяющие нормы согласования подлежащего со сказуемым:
1. Сказуемое ставится в форме единственного числа, если в состав подлежащего входят имена существительные со значением определённого количества ( стая, группа, тройка, пара, десяток, сотня и т.п.): Тройка лошадей впряжена в возок. Стая птиц летела на юг.
2. Сказуемое ставится в форме единственного числа , е сли в состав подлежащего входят имена существительные со значением временного периода(час, день, год и т.п.): Прошло два года. Незаметно пролетело десять дней отдыха.
3. При подлежащем, выраженным собирательным существительным (ряд , большинство, меньшинство,часть ) и словом несколько + существительное в родительном падеже множественного числа, сказуемое может ставиться в форме единственного или множественного числа.
В форме единственного числа в следующих случаях:
существительное обозначает неодушевлённый предмет: Часть лампочек перегорела;
сказуемое предшествует подлежащему : Подошло несколько человек. Вывезено большинство экспонатов;
при подлежащем есть определение : Подавляющее большинство голосовало «За»;
если сказуемое выражено страдательным причастием: Большинство бойцов ранено.
Сказуемое ставится во множественном числе:
существительное обозначает одушевлённый предмет: Несколько работников были уволены;
в составе сказуемого или подлежащего есть однородные члены: Несколько мальчиков и девочек стояли у входа. Большинство детей хорошо отдохнули, набрались сил и приступили к занятиям;
между подлежащим и сказуемым стоит придаточный или определительный оборот: Несколько отдыхающих, ожидающих автобус, прогуливались по аллее . Сказуемое здесь подстраивается к ближайшему компоненту - ожидающих.
4. Если высказывание передаёт совместное действие нескольких лиц, множественного числа, когда оба предмета(лица) выступают как равноправные производители действия: Максим с Олегом долго ждали возвращения отца .
Если же второй предмет сопутствует основному производителю действия, то второе существительное является дополнением, сказуемое ставится в форме единственного числа : Бабушка с внуком пошла в магазин.
5. Часто возникает вопрос, как согласуется определение (в именительном падеже или родительном) при сочетании существительного и числительного два, три, четыре. Выбор формы именительного или родительного падежей зависит от того, до или после числительного стоит определение:
Определение стоит после числительного:
определение ставится в родительном падеже, если существительное мужского или среднего рода: Три новых автомобиля сошли с конвейера. Два соседних поля засеяны рожью.
если существительное женского рода, то определение ставится в именительном падеже: Четыре белые лилии плавали в воде.
- определение стоит перед числительным :
употребляется именительный падеж независимо от рода существительного: На них он выменял борзые три собаки . Новые четыре дома появились в микрорайоне.
6. Если подлежащему, в которое входят имена числительные, предшествуют ограничительные частицы (всего, лишь, только и т.п.), то сказуемое ставится в форме единственного числа : Всего лишь пять человек пришло на занятие.
7. Если в состав подлежащего входит составное числительное, которое оканчивается на один ( сорок один, триста семьдесят один, пятьсот тридцать один и т.п.), то сказуемое ставится в форме единственного числа : В конференции принял участие сто двадцать один студент. Тридцать одна женщина получила награды за материнство.
8. Если в состав подлежащего входит числительные тысяча, миллион, миллиард, то сказуемое ставится в форме единственного числа : Тысяча человек вышла на субботник.
9. Если в состав подлежащего входят слова около, менее, более, свыше , то сказуемое можно использовать как в единственном , так и во множественном числе : Более ста студентов занимается (занимаются) научной работой.
Сегодня мы поговорим о таком понятии в русском языке как согласование. Вы узнаете, что такое согласование, в чем заключается его особенность, также мы расскажем, какие виды согласований существуют.
Согласование: определение термина
У подчинительной синтаксической связи есть три разновидности: управление, примыкание и согласование. Согласование означает, что зависимый компонент уподобляется господствующему в таких грамматических категориях, которые называют одноименными (число, род, падеж). Проще говоря, при согласовании имеется главное слово и зависимое от него, которое полностью уподобляется в роде, числе и падеже главному слову. При этом изменение господствующего слова влечет за собой также и изменение зависимого. Например, «красное яблоко». Здесь слово «красное» имеет единственно число, средний род и именительный падеж. Но, уже изменив на «красных яблок» мы видим, что меняются и категории – множественное число, «красного яблока» - родительный падеж.
В отличие от управления и примыкания, тип связи согласование является слабой связью. Ведь в согласовании нет главных слов, которые бы всегда требовали наличия зависимых согласованных слов как одно из условий своего употребления. Меж тем, иногда встречаются случаи, когда обязательно наличие зависимого слова, например: "наш приход всех огорчил", " у неё был весёлый вид". Зависимые слова (в первом случае "наш", во втором - "веселый") здесь не могут быть устранены.
В согласовании главным словом считается то слово, у которого форма определяется передаваемым в высказывании смыслом. В соответствии с формой главного слова выбирается и форма зависимого. Впрочем, в отдельных сочетаниях, таких как, например, «юноша-студент», с помощью этого критерия нельзя различить зависимый и главный элементы, поскольку они выделяются только лишь из смысловых соображений.
Виды согласований
Согласование в русском языке может быть полным и неполным. Во втором случае зависимое слово уподобляется главному не во всех одноименных категориях. Например, если говорить о количественных числительных (два маленьких стула, два маленьких человека), прилагательное «маленьких» с существительными согласуется только в падеже, при этом в числе согласования не происходит. А числительное «два» с существительными согласуется в роде, но не в падеже.
Лучше перебдеть, чем недобдеть.
Народная мудрость
Думаю, что не ошибусь, если скажу, что любого секретаря, работающего в организации, где отсутствуют четкие правила ведения документооборота или эти правила недостаточно тщательно проработаны, неоднократно посещали мысли о высокой ответственности, которую он несет на своих плечах при подготовке того или иного организационного, распорядительного или коммерческого документа.
Я вполне разделяю это беспокойство. Ведь вопросы, затрагиваемые в документах, подчас лежат в настолько различных плоскостях, что одному человеку, будь он даже семи пядей во лбу, зачастую непросто или даже невозможно разобраться во всех тонкостях, скрытых нюансах и возможных последствиях, которые повлечет за собой подписание того или иного документа.
Выходом для делопроизводителя (секретаря) в данном случае будет являться процедура согласования проекта документа перед утверждением его руководящим лицом компании.
Давайте попробуем выработать, отладить, утвердить и запустить в действие жизнеспособный механизм согласования проектов документов, способный снять с сотрудника службы делопроизводства или канцелярии бремя ответственности и свести к минимуму ошибки при составлении и утверждении тех или иных документов компании.
Наша справка
Существуют две формы согласования: внутренняя и внешняя.
Внутреннее согласование - это анализ и оценка ведущими специалистами (руководителями соответствующих служб или подразделений организации) проекта документа с целью проверки корректности формулировки содержания, возложения ответственности, сроков исполнения, финансовых выгод или потерь, проверки соответствия данного документа действующему законодательству и локальным нормативным актам компании.
Внешнее согласование - это согласование документа со сторонними организациями или их должностными лицами.
Внешнее согласование, в зависимости от содержания документа, может проводиться как с подчиненными, так и с неподчиненными органами (если содержание документа затрагивает их интересы), научно-исследовательскими организациями, различными комитетами и общественными организациями, контролирующими органами и т.д.
1. Каким документом в организации регулируется процедура согласования того или иного документа?
Извлечение
3.3.4. Подготовка нормативных правовых актов федерального
органа исполнительной власти
[…] В Инструкции по делопроизводству раскрывается:
состав реквизитов нормативного правового акта и порядок их оформления;
порядок и сроки подготовки проекта нормативного правового акта;
порядок его согласования (согласование нормативного правового акта с должностными лицами федерального органа исполнительной власти, согласование проекта акта с другими органами федеральной исполнительной власти, если в нем содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других федеральных органов исполнительной власти, иных органов и организаций, порядок согласования проекта нормативного акта, подготовленного федеральной службой или федеральным агентством, с федеральным министерством, в ведении которых они находятся);
состав документов, сопровождающих проект, и приложений к нему, правила их оформления;
порядок представления нормативного правового акта на экспертизу в Министерство юстиции Российской Федерации;
порядок принятия (подписания, утверждения) нормативных правовых актов;
порядок доведения нормативного правового акта до исполнителей. […]
Таким образом, основным руководством к действию, в котором должен быть прописан порядок согласования документов, является инструкция по делопроизводству .
Как показывает мой опыт работы, далеко не во всех организациях этот документ составлен должным образом и с детальной проработкой процесса. Многие организации не имеют не то что отработанной процедуры согласования, но и самой инструкции. Поэтому рассмотрим этот, самый неприятный для нас случай.
У секретаря или делопроизводителя такой организации сразу возникает целый ряд вопросов.
2. В каких случаях и проекты каких видов документов на стадии создания требуют согласования?
Призовем на помощь Инструкцию по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденную приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15.06.2007 № 76 (в ред. от 20.01.2015), согласно п. 3.3.18 которой согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям .
В нашем с вами случае это все контракты, договоры и все распорядительные документы компании. Иные документы, как правило, гораздо реже нуждаются в согласовании, и это происходит в рабочем порядке и не требует строго установленной схемы согласования.
3. Какие специалисты и в какой очередности должны согласовывать проект того или иного документа?
Здесь вам, возможно, предстоит быть первопроходцами и в каком-то смысле законодателями, т.е. определить и утвердить самим порядок внутреннего согласования. Не стесняйтесь обращаться за помощью и консультациями к ведущим специалистам вашей организации. Своим обращением вы продемонстрируете ответственный подход и вдумчивое отношение к разрабатываемому вопросу, а вовсе не некомпетентность.
Чтобы раз за разом не изобретать велосипед и не открывать Америку, настоятельно рекомендую утвердить список согласования для каждого определенного типа деловых бумаг и придерживаться его при согласовании всех без исключения проектов документов данного вида.
Поясню на примере. Создается проект договора на сбыт продукции, производимой и реализуемой вашим предприятием. Каким должен быть перечень виз на данном документе? На мой взгляд, исчерпывающим для данного вида документов будет следующий список согласования:
Главный исполнитель документа (ГИД), его контактный телефон. Это инициатор документа, который будет аккумулировать и вносить в проект документа соответствующие исправления.
На ГИДе лежит ответственность за содержание и оформление документа, своевременное и правильное внесение изменений и предложений, поданных специалистами, участвующими в процедуре согласования.
Непосредственный руководитель ГИДа, его контактный телефон (например, в данном конкретном случае это может быть начальник отдела сбыта). На этом этапе руководитель ГИДа проводит первичную экспертизу документа, выявляет грубые (а в зависимости от квалификации и опыта - и мелкие) ошибки при составлении документа.
Совместно с ГИДом он несет ответственность за содержание и качество оформления документа.
Главный бухгалтер / финансовый директор. Проводит анализ представленного проекта договора на предмет финансовой корректности, анализирует налоговые риски (условия оплаты, необходимость банковской гарантии, корректность выбора валюты договора, соблюдение норм Налогового кодекса РФ и т.п.).
Руководитель направления закупок (руководитель службы снабжения). Анализирует документ с точки зрения корректности указания в договоре наименований, артикулов, каталожных номеров, а также возможности закупки и сроков поставки соответствующих закупаемых комплектующих и полуфабрикатов, необходимых для выполнения данного договора.
Руководитель логистического (или транспортного) отдела , т.е. тот, на ком лежит ответственность за расходы на доставку продукции и за саму доставку. Проводит проверку проекта документа с точки зрения обоснованности указанных в договоре стоимости, сроков и способов доставки, таможенного обеспечения и т.д.
Руководитель конструкторской службы (главный конструктор). Рассматривает представленный на согласование документ с точки зрения обеспечения производства соответствующей конструкторской документацией, т.е. анализирует, разработаны ли необходимые чертежи и спецификации или их нужно запросить у контрагента и утвердить в виде приложений к договору, проверяет заявленные в эскизах размеры и т.д.
Руководитель технологической службы (главный технолог). Анализирует представленный на согласование документ с точки зрения технологической подготовки производства: разработаны и внедрены ли соответствующие технологические процессы, имеются ли соответствующие оборудование, инструменты и приспособления для изготовления данной продукции.
Руководитель производства. Проверяет представленный проект договора с точки зрения возможности изготовления, принимая во внимание замечания вышеуказанных специалистов.
Руководитель (или представитель) юридической службы. Анализирует представленный проект документа с точки зрения соблюдения требований действующего законодательства Российской Федерации, контролирует правоспособность должностных лиц и контрагентов, участвующих в подписании документов, при необходимости требует от контрагента предоставления недостающей информации и документов, подтверждающих права должностных лиц.
Руководитель службы экономической безопасности. Проверяет надежность и платежеспособность контрагента и иные аспекты экономической безопасности сделки.
Вполне допускаю, что многим данный список покажется не отвечающим реалиям вашего предприятия: функции ответственных лиц в вашей организации могут значительно отличаться, совмещаться и т.д. Так, технологическую, конструкторскую и производственную часть может согласовывать один человек, экономическую безопасность рассматривать представитель юридического отдела или главный бухгалтер.
В таком случае по согласованию с ведущими специалистами и с одобрения руководителя вы можете исключить какие-то звенья приведенной мною цепочки и добавить нужные вам, не забыв утвердить принятый порядок согласования инструкцией по делопроизводству или отдельным приказом.
Для согласования проектов распорядительных документов (приказов и распоряжений) я рекомендую дополнить список согласования следующими пунктами:
Руководитель службы делопроизводства (секретариат, канцелярия - т.е. вы сами), обязанностью которого будет контролировать соблюдение внутренних нормативных актов, правильность и грамотность оформления (стилистика и грамматика), соблюдение требований издания распорядительных и прочих документов.
Руководитель кадровой службы , задачей которого является проверка соблюдения Трудового кодекса Российской Федерации и внутренних локальных нормативных актов, касающихся работы с персоналом, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины.
Руководитель службы безопасности вашей организации, чьей обязанностью является проверка соблюдения режима коммерческой тайны и защиты информации.
После установления перечня ведущих специалистов и подразделений компании, участвующих в согласовании, необходимо закрепить их ответственность в процедуре согласования, т.е. внести в должностные регламенты и должностные инструкции соответствующие уточнения и перечисление обязанностей по процедуре согласования документов.
В права лиц, участвующих в согласовании документа, могут входить:
- право отклонить проект документа с обоснованием причин своих действий в листе согласования или приложив лист замечаний;
- требовать от ГИДа дополнительного согласования документа со специалистами иных подразделений, не представленных в схеме согласования, но имеющих отношение к теме разрабатываемого документа;
- не принять к рассмотрению документ, имеющий нарушения в порядке согласования (если пропущены одна или несколько ступеней согласования);
- продлить срок согласования документа на определенное время, аргументировав данное действие (например, юридическая служба может потребовать продлить срок согласования на время, требующееся для запроса и получения от налогового органа выписки из единого государственного реестра юридических лиц);
- инициировать согласование проекта документа по процедуре, отличающейся от установленной, если:
а) это требование первого руководителя организации, продиктованное срочностью и важностью данного документа;
б) смысл и содержание документа затрагивает сферу ответственности подразделений и специалистов, чье участие в согласовании установленным порядком не предусмотрено.
4. Как нужно оформлять визы согласования?
Обратимся к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»:
Извлечение
из ГОСТ Р 6.30-2003
3. Требования к оформлению реквизитов документов
[…] 3.24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Личная подпись А.С. Орлов
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
На практике наиболее широко применяются два варианта оформления согласования:
а) в виде листа согласования (Пример 1);
б) в виде штампа на оборотной (в отдельных случаях - на лицевой) стороне последней страницы проекта документа (Пример 2). Такой штамп можно заказать уже в готовом виде и ставить его по мере надобности на проекте документа перед тем, как запустить процедуру согласования.
Обратите внимание
Согласно п. 3.19 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных правовых актов, приложений для защиты от возможной замены листов. При полистном визировании можно использовать не всех элементы визы, а только собственноручную личную подпись и ее расшифровку.
5. Каким образом должны оформляться замечания? В каком порядке и кем должны вноситься в проект документа соответствующие изменения?
Вот что на этот счет сказано в Административном регламенте Федерального агентства по управлению государственным имуществом по исполнению государственной функции «Осуществление от имени Российской Федерации юридических действий по защите имущественных и иных прав и законных интересов Российской Федерации при управлении федеральным имуществом и его приватизации на территории Российской Федерации и за рубежом, реализации имущества, арестованного во исполнение судебных решений или актов органов, которым предоставлено право принимать решения об обращении взыскания на имущество, реализации конфискованного, движимого бесхозяйного, изъятого и иного имущества, обращенного в собственность государства в соответствии с законодательством Российской Федерации», утвержденном приказом Минэкономразвития России от 22.06.2009 № 229:
Извлечение
из Административного регламента
30. Порядок процедуры согласования и подписания проекта документа
30.1. Подготовленный проект документа исполнитель, ответственный за подготовку документа, передает в порядке делопроизводства начальнику отдела.
30.2. Начальник отдела осуществляет рассмотрение подготовленного проекта документа на соответствие требованиям, установленным законодательством. Максимальный срок выполнения данного действия составляет 1 рабочий день.
30.3. При наличии замечаний к представленному проекту документа начальник отдела возвращает его на доработку в порядке делопроизводства ответственному за подготовку документа.
30.4. При соответствии проекта документа предъявляемым требованиям начальник отдела визирует и передает в порядке делопроизводства начальнику Управления. Максимальный срок выполнения данного действия составляет 1 рабочий день.
30.5. Начальник Управления осуществляет рассмотрение подготовленного проекта документа на соответствие предъявляемым требованиям. Максимальный срок выполнения данного действия составляет 2 рабочих дня.
[…] 30.11. В случае возврата проекта документа ответственный за подготовку документа устраняет замечания. Максимальный срок выполнения данного действия составляет 1 рабочий день.
30.12. После устранения замечаний ответственный за подготовку документа в порядке делопроизводства передает проект документа должностному лицу Росимущества, от которого документ был возвращен на доработку.
При внесении в процессе доработки изменений принципиального характера проект документа подлежит обязательному повторному согласованию.
Таким образом:
- ответственность за содержание проекта документа, своевременное и достоверное внесение изменений на основании поданных в процессе согласования замечаний и предложений, учет поданных специалистами, участвующими в согласовании, замечаний в проект документа несет ГИД и его непосредственный руководитель, проставивший первую визу;
- проект с замечаниями (если они возникнут у лиц, участвующих в согласовании) должен быть возвращен ГИДу с того этапа согласования, на котором возникли замечания. То есть если проект документа успешно прошел согласование, например, на четырех ступенях, а на пятой возникли замечания, то он не передается на шестую ступень, а возвращается ГИДу для внесения соответствующих изменений;
- после устранения замечаний документ возвращается ГИДом на ту ступень согласования, с которой проект был возвращен с замечаниями;
- после внесения изменений принципиального характера проект документа подлежит повторному согласованию с самого начала;
- о замечаниях в проекте документа обязательно уведомляется лицо, уполномоченное подписывать конечный вариант документа;
- если на проекте документа отсутствует виза какого-либо специалиста/ подразделения, то данный документ считается не согласованным, а, следовательно, не может быть передан на следующий этап.
Все вышесказанное можно представить в виде алгоритма.
6. Какими способами можно осуществлять процедуру согласования?
На практике обычно применяют следующие способы внутреннего согласования:
Согласование осуществляется через систему электронного документооборота (СЭД) или ее аналог, по алгоритму, заложенному в СЭД , - одновременно всеми ответственными лицами или подразделениями, участвующими в согласовании, либо последовательно.
Минусы:
- СЭД есть далеко не во всех организациях;
- СЭД не бесплатна;
- не существует такой СЭД, которая идеально бы подходила каждому конкретному предприятию.
Плюсы:
- оперативное отслеживание хода согласования;
- информация хранится в электронном виде, нет нужды многократно распечатывать документы, относящиеся к работе над данным проектом документа, т.к. в любой момент можно обратиться к базе данных и ознакомиться с замечаниями любого специалиста;
- в СЭД фиксируется время нахождения того или иного документа на каждом этапе согласования, т.е. ГИД всегда может видеть, на какой ступени происходит нарушение сроков рассмотрения проекта документа, и принять соответствующие меры;
- передача документа от ступени к ступени осуществляется автоматически.
Согласование осуществляется по электронной почте.
Минусы:
- недостаток, вытекающий из самого принципа параллельного согласования - корректно учесть замечания, одновременно поступившие от нескольких специалистов, бывает практически невозможно, поскольку часто они носят взаимоисключающий характер;
- отслеживание прохождения согласования происходит вручную и доступно лишь в том случае, если специалисты, согласовывающие документ, не будут забывать пересылать документы, касающиеся согласования, ГИДу и/или его руководителю;
- вы не застрахованы от того, что очередной специалист исправит проект документа, не выделив внесенные исправления и не приложив лист замечаний;
- отсутствие оригинальной «живой» визы специалиста в листе согласования и внизу листа замечаний;
- наличие переписки, которую необходимо сохранять и систематизировать, т.е. подразумевается, что пользователи имеют достаточно высокие навыки работы с почтовым клиентом (чего в большинстве случаев не бывает).
Плюсы:
- параллельная работа с проектом документа на всех ступенях согласования может существенно сократить сроки согласования;
- наличие истории переписки;
- оперативность;
- проект документа и замечания к нему перемещаются между ступенями согласования в электронном виде.
Согласование осуществляется живым последовательным перемещением документа, т.е. переносом бумажного проекта документа.
Минусы:
- трудоемкость;
- увеличение сроков согласования.
Плюсы:
- ГИД вносит исправления и дополнения в проект документа последовательно, по мере поступления замечаний от специалистов. Таким образом, специалисты следующих ступеней анализируют проект документа с уже внесенными изменениями;
- исправления в бумажном проекте документа практически невозможно сделать незаметно, особенно если применить полистное визирование проекта документа ГИДом или его непосредственным руководителем;
- самый весомый: наличие «живых» виз в листе согласования и подписи под листом замечаний, потому что, как гласит народная мудрость, лучше перебдеть, чем недобдеть.
7. Как оформляется внешнее согласование проекта документа?
Вот что сказано в Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденной приказом от 15.06.2007 № 76 (в ред. от 20.01.2015):
Извлечение
из Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента
при Верховном Суде Российской Федерации
3.3.18. Согласование проекта документа
[…] Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования. Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне в левом нижнем поле документа и включает в себя: слово «СОГЛАСОВАНО»; наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер, например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра финансов
Российской Федерации
__________________ ____________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
СОГЛАСОВАНО
решение коллегии
Судебного департамента
от 27.03.2007 № ___
Таким образом, внешнее согласование:
- может осуществляться конкретным должностным лицом или документом (письмом, протоколом и т.п.);
- оформляется в виде грифа согласования или листа согласования;
- практически не регламентируется внутренними нормативными актами организации.
Роль службы делопроизводства
Роль службы делопроизводства в ходе процедуры согласования документа сводится:
- к сопровождению и общему контролю соблюдения установленного порядка согласования и сроков рассмотрения на каждом этапе;
- координированию и обеспечению взаимодействия специалистов - участников процедуры согласования;
- своевременному информированию участников процедуры и вышестоящего руководства о состоянии процесса согласования.
Кроме того, служба делопроизводства должна постоянно отслеживать и проверять актуальность и совершенствовать схемы согласования и маршруты движения документов в рамках процедуры согласования, поддерживать в актуальном состоянии перечни подразделений и ответственных лиц, участвующих в согласовании документов. Для качественного выполнения этих обязанностей сотрудники службы делопроизводства должны отлично ориентироваться в бизнес-процессах, схемах, формах и порядке взаимодействия подразделений организации.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденные Росархивом.
Каждый документ начинается с проекта, а проекты большинства организационно-распорядительных документов должны быть согласованы с заинтересованными специалистами. Особую роль в процедуре согласования проекта играет секретарь или помощник руководителя. Прежде чем отдать документ на подпись, вы должны проверить: есть ли все необходимые визы, насколько корректно оформлены даты согласования, есть ли ошибки в листе согласования. Также нужно проверить, правильно ли оформлен документ. Кто в организации должен согласовывать разные виды документов, как оформляется согласование, в какие сроки проводится? Ответим в статье на эти и другие практические вопросы.
Что такое согласование проекта документа
Согласование проекта документа – это оценка проекта компетентными должностными лицами. При согласовании текст корректируют на основе замечаний, уточнений, дополнений специалистов. Согласование бывает: внутреннее и внешнее. Внешнее согласование происходит за пределами организации, например, контролирующим государственным органом. Во внутреннем согласовании участвуют работники компании.
Внутреннему согласованию подлежат значимые организационно-распорядительные документы: положения, правила, инструкции, приказы, распоряжения. Реже все этапы согласования проходят информационно-справочные документы: деловые письма, докладные и служебные записки. Внешнее согласование предполагает согласование документа со сторонними организациями. Такими документами могут быть совместные письма, приказы, соглашения, договоры.
Как происходит согласование документов в организации
Сначала ответственный исполнитель готовит проект документа. Помимо подготовки проекта он определяет состав согласующих, рассчитывает сроки согласования, устраняет замечания рецензентов. Структурное подразделение – исполнитель несет ответственность за содержание и оформление проекта документа, а также за то, что документ будет своевременно направлен на согласование. Затем участники согласования оценивают содержание документа в рамках своей компетенции и готовят замечания. Они должны уложиться в сроки согласования, которые установлены организацией.
Кто должен согласовывать документ
Проект документа, подготовленный по резолюции руководителя, должен быть согласован сотрудниками организации, указанными в резолюции. Проекты инициативных служебных документов направляются на согласование всем отделам, заинтересованным в том, чтобы решения, принятые в документе, были реализованы. Проект документа проходит четыре этапа согласования. Документ согласовывают:
1. Составитель (автор).
2. Руководитель структурного подразделения, ответственного за подготовку проекта.
3. Заместитель руководителя организации, который координирует деятельность структурного подразделения.
4. Начальники заинтересованных структурных подразделений. Они дают объективную оценку проекту документа и ставят визу на документе. Должностные лица, которые отвечают за согласование документа, распределяются следующим образом:
– за финансовую сторону отвечает главный бухгалтер;
– за соблюдение трудового законодательства – начальник отдела кадров;
– за то, что договор подписывается с благонадежным контрагентом, – начальник службы безопасности;
– за юридическую чистоту сделки – начальник юридического отдела;
– за соответствие документа профильной деятельности компании – технический директор, начальник производства.
Обратите внимание!
Состав согласующих документы лиц каждая компания подбирает самостоятельно
В последнюю очередь проект документа согласовывается со службой делопроизводства или с секретарем. Они проверяют оформление готового проекта документа, стилистику изложения, орфографические ошибки, пунктуацию, визы заинтересованных структурных подразделений. Согласование завершается, если собраны все визы. После завершения согласования документ передается на подпись руководителю.
Закрепите в Инструкции по делопроизводству перечень документов, которые согласовываются, а также перечень структурных подразделений – обязательных участников согласования (таблицы 1 и 2 ниже).
Таблица 1. Структурные подразделения организации, которые должны согласовывать конкретные виды документов
Перечень документов, подлежащих согласованию | |
---|---|
Финансовый отдел | Приказы, распоряжения, затрагивающие финансовые вопросы |
Юридический отдел | Приказы, распоряжения, которые требуют правовой экспертизы |
Отдел безопасности | Документы, которые затрагивают вопросы защиты информации и внутриобъектового режима организации |
Отдел информатизации | Документы, решения которых требуют реализации с применением информационных технологий |
Служба делопроизводства | Приказы, распоряжения |
Таблица 2. Виды документов, которые должны согласовывать структурные подразделения организации
Вид документа | Структурное подразделение – обязательный участник согласования |
---|---|
Организационно-распорядительные документы, которые требуют правовой экспертизы | Юридический отдел |
Приказы, распоряжения | Юридический отдел Служба делопроизводства |
Договор со сторонней организацией | Договорный отдел Финансовый отдел |
Письмо, представляемое на подпись генеральному директору | Служба делопроизводства |
Какие решения выносят по проекту документа
Согласующее лицо, ознакомившись с проектом документа, может принять одно из трех решений: «Согласовано», «Согласовано с замечаниями», «Не согласовано».
«Согласовано» – самый желанный вариант для автора документа, он означает, что согласующее лицо полностью одобряет документ.
Обратите внимание!
«Согласовано с замечаниями» – такую оценку документ получает, когда согласующее лицо в целом соглашается с содержанием, однако видит недочеты, которые не влияют на общий смысл документа: нарушена нумерация пунктов или есть грамматические ошибки. На подпись руководителю представляют документ без замечаний.
«Не согласовано» – эта виза говорит о том, что проект документа подготовлен с серьезными ошибками, недоработан и его подписание приведет к нежелательным для организации результатам.
Как оформляется согласование документа
В соответствии с новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 , который вступает в силу с 1 июля 2018 года, внутреннее согласование документа оформляют визой. Она включает в себя должность визирующего, подпись, расшифровку подписи и дату согласования:
Если к документу имеются замечания, то виза согласования оформляется так:
Визирующий излагает замечания на отдельном листе, подписывает и прикладывает к документу. Затем структурное подразделение–исполнитель рассматривает замечания. Если замечания учтены в проекте полностью, повторно визировать документ не нужно. Если после замечаний изменился смысл документа, его повторно направляют на согласование участникам процедуры. После завершения согласования документа, к которому были замечания, исполнитель должен отразить это в листе согласования. Например, написать фразу «все замечания учтены» или «все замечания учтены, кроме...».
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы согласования проставляются на обороте последнего листа подлинника документа или на последнем листе документа под подписью. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляются на экземплярах документов, которые помещают в дело.
Допускается оформлять визы документа на отдельном листе согласования (образец ниже). Это характерно для распорядительных документов. Если есть необходимость, визы согласования можно оформлять на каждом листе документа.
Образец. Лист согласования к приказу
На документах, которые согласовываются с внешней организацией, органом власти или должностным лицом, проставляют гриф согласования. Он состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, которым согласован документ, включая наименование организации, личной подписи, расшифровки подписи – инициалов, фамилии и даты согласования. Гриф согласования проставляется: на первом листе документа в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю; на последнем листе документа под текстом; на листе согласования, который является неотъемлемой частью документа.
Внешнее согласование также может осуществляться другим документом: письмом, протоколом, приказом. В таком случае в грифе указывают вид документа, организацию – автора документа, его дату и номер.
Если документ согласовывается коллегиальным органом, то в грифе согласования указывают сведения об органе, который согласовал документ, дату и номер протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании, указывают в скобках.
В какие сроки нужно согласовать проект документа
Сроки согласования документов закрепляются в Инструкции по делопроизводству организации. Срок визирования зависит от вида документа, его содержания и объема (таблица 3 ниже). Оптимальный срок согласования документа – от 1 до 5 рабочих дней. Документы, к которым есть замечания, как правило, согласовываются дольше.