Что такое опись письма. Какое письмо надежнее: заказное, с уведомлением, ценное или может с описью

Несмотря на развитие высоких технологий, наличие современных способов коммуникации и возможности обмена данными посредством Интернета, могут возникать ситуации, когда требуется передача информации на бумажном носителе. Как правило, подобным образом подлежат пересылке оригиналы ценных документов.

Вконтакте

Назначение

Если при отправке обычного послания отправителю не потребуется посещать почтовое отделение, то заказное письмо с уведомлением можно отправить только при соответствующем оформлении на почте. Работники почты помогут соблюсти все тонкости процедуры, чтобы отправление гарантированно дошло до адресата. Это самый надежный способ пересылки.

Достаточно предупредить оператора о намерении отправить именно заказное письмо, чтобы избежать ошибок в оформлении. Сколько стоит отправить заказное письмо и получить подтверждение отправки, нужно узнавать непосредственно в почтовом отделении.

Вложениями, подлежащими пересылке, чаще всего являются:

оригиналы ценных бумаг;
документация по рабочей деятельности организации;
оригинальный экземпляр счетов-фактур и актов для бухгалтерской отчетности;
запросы, извещения от государственных и муниципальных учреждений: налоговая служба, судебная система, военный комиссариат
справки, копии личных документов, доверенности и прочее.

Отправить заказное письмо почтой России не потребует много времени и средств. Нанесение на конверт отметки «Заказное» говорит о присвоении уникального идентификационного кода. Такой оттиск проставляет работник почты, после чего отправитель имеет возможность отслеживать движение своего отправления, вводя полученный код в соответствующую строку сервиса «Отслеживание» на официальном сайте Почты России: https://www.pochta.ru .

Важно! Идентификационный номер можно найти на квитанции, выдаваемой отправителю после совершения оплаты.

Алгоритм действий

Если отправление является заказным, то помимо возможности отслеживать его путь до адресата, отправитель может получить не только документальный отчет о доставке по указанному адресу, но и факта вручения, подтвержденного личной подписью получателя (уведомление).

Такие послания имеет право получить только тот, кто указан в строке «Получатель». На получение имеют право иные лица, но только при наличии заверенной .

Как отправить заказное письмо:

Подготовить документацию к отправке.
Посетить любое отделение Почты России.
Сообщить работнику почты о намерении оформить именно данный вид отправки.
Внести все данные отправителя, адресата.
Верно заполнить бланк уведомления о вручении.
Отдать сотруднику почты конверт с бумагами и бланк.

По объему пересылаемой документации можно подобрать наиболее подходящий размер конверта. Допустимые размеры соответствуют: формату С6 – минимальный, формату С4 – максимальный. Вес не должен превышать 100 грамм, если отправка осуществляется по России, и 2 кг, если пересылка осуществляется за рубеж.

Срок доставки заказного ценного письма зависит от отдаленности регионов отправки и назначения. Чтобы узнать примерную дату, следует воспользоваться специальным калькулятором, доступным для использования на сайте Почты РФ.

Необходимо заполнить специальный бланк

Образец бланка

Отправляющему лицу не придется составлять текст. Для этого существуют специальные формы: на территории РФ — ф. 199, для зарубежья — CN07. О личном вручении заказного письма отправитель узнает по вернувшемуся подписанному бланку. Уведомление отпечатано на плотной бумаге формата А6:

Сведения вносятся построчно. Бланки выдаются бесплатно, зачастую их можно найти в специальных отсеках. Если при заполнении была допущена ошибка, можно заполнить новый бланк. Когда послание достигнет пункта назначения, адресат получит извещение, предъявление которого позволит забрать конверт. Получателю не придется задумываться, как правильно заполнить уведомление о вручении заказного письма, ведь отправитель сделал это за него. Ему останется только поставить подпись, доказывающую факт вручения.

Почта России предоставляет возможность воспользоваться дополнительными услугами, например, СМС-информированием о доставке, пересылка 1 классом, доставка посланий авиалиниями.

Образец бланка доя России

Казалось бы, совершить ошибку невозможно. Однако возникает некоторая путаница при заполнении строк. Как верно заполнить уведомление о вручении заказного письма.

Указать вид уведомления: простое или заказное.
Отметить «галочкой» тот вид послания, который отправляется. В данном случае «письма», «заказного(ой)».
В строке «Кому» вписывается ФИО лица, отправляющего послание, или же наименование организации (при обмене документацией между юридическими лицами).
В строке «Адрес» пишется адрес отправителя.

При возникших сомнениях насчет правильности почтового индекса, лучше обратиться к почтальону, определить верный индекс с помощью справочника.

Внимание! Многие совершают ошибку, указывая себя как отправителя. Помните, что такое уведомление свидетельствует о получении адресатом, а значит, отправляется от его лица.

В строке «Отправитель» необходимо указывать того, кому направлена пересылка, а вот «Получателем» себя.

Образец бланка для зарубежья — CN07

Дополнительная услуга

Чтобы переслать важные бумаги можно воспользоваться еще одной услугой — отправить ценное письмо с описью вложения. Этот вид пересылки позволяет частично либо полностью компенсировать ущерб при утере или повреждении послания. Что такое ценное письмо с описью вложения. Такое письмо (или бандероль) с объявленной ценностью официально регистрируется почтовой системой, после чего его путь доступен для отслеживания по присвоенному трек-коду.

Как отправить документы подобным способом. Существуют правила отправки посылок с объявленной ценностью. Процедура схожа с отправкой посланий категории «заказные» и производится только из отделения почты.

Чтобы не совершить ошибки, нужно следовать пошаговой инструкции:

Подготовить документы.
Прийти на почту, подобрать оптимальный по размеру конверт. Минимально и максимально допустимый размер – формат С6 и С4 соответственно.
Сообщить почтальону о намерении послать именно ценное отправление.
Сумма, указанная как «объявленная ценность», устанавливается отправителем и прописывается в строке бланка при оформлении отправки.

Узнать, сколько стоит отправить заказное (ценное) письмо почтой России, возможно с помощью онлайн калькулятора или же у работника почты. Например, пересылка из Самары в Хабаровск займет около 6 дней, а общая стоимость вместе с уведомлением и описью составит порядка 170 рублей (около 4 дней, стоимость — 220 рублей при ускоренном способе доставки).

Чтобы избежать утери или путаницы в момент получения послания, в конверт дополнительно вкладывают опись содержимого. Письмо с объявленной ценностью и описью вложения позволяет избежать недоразумений между почтой, отправителем и адресатом.

Опись составляется в двух экземплярах, один из которых остается на руках отправляющего, а второй вкладывается внутрь конверта после сверки почтальоном. При заполнении помимо общей ценности, отправитель указывает ценность каждой из пересылаемых позиций. По прибытии письма на почтовое отделение адресата, он получит извещение, содержащее пометку «ценное», а также сумму оценки. Таким образом, получатель имеет возможность сверить фактическое наличие документации с описью.

Полезное видео: как отправить письмо с уведомлением о вручении?

Помните! Перед тем, как отправить, проверьте все документы. Перечислять вложения необходимо строго по строкам, указывая порядковый номер и наименование. Почерк должен быть разборчивым, а текст не содержать ошибок. Любые исправления недопустимы.

Часто мы сталкиваемся с необходимостью кого-либо уведомить: работодателя - об увольнении, продавца - о претензии к качеству товара, соседей - о продаже комнаты и во множестве других ситуаций. Когда речь идет о необходимости «уведомить письменно» следует знать, что это юридически значимое действие, имеющее соответствующие последствия.

Многие гражданские судебные процессы можно инициировать только после прохождения досудебного урегулирования. То есть необходимо доказать, что были предприняты попытки договориться до обращения в суд. А если вторая сторона отказывается идти на компромисс или вовсе игнорирует обращения? И в таких случаях закон разрешает обратиться в суд. Но обязательным условием принятия иска к рассмотрению является подтверждение того, что истец должным образом уведомил ответчика.

Способ избежать суда

Только ли для суда важно правильное письменное уведомление? Вовсе нет! Вы ведь не хотите судиться? Будьте уверены: тот, кого вам нужно уведомить - тоже. Получив от вас письменное уведомление, например, отправленное нотариусом (об этом ниже) он поймет, что вы:

готовы довести дело до суда;
достаточно юридически грамотны, чтобы отстоять в суде свои интересы.

А это - прямой путь к досудебному урегулированию ситуации.

Форма уведомления

Все уведомления, с которыми приходится иметь дело гражданам, можно условно разделить на:

уведомление различных государственных и муниципальных органов;
юридически значимые сообщения в гражданско-правовых отношениях.

При уведомлении гос. органов чаще всего используются формы, утвержденные различными подзаконными нормативными актами (административными регламентами, инструкциями, приказами, письмами различных министерств и ведомств).

В гражданско-правовых отношениях уведомления производятся, как правило, в свободной форме.

Иногда стороны договора, чтобы облегчить себе жизнь, делают формы наиболее важных извещений и уведомлений приложениями к заключаемому договору.

Способы уведомления

С 1 сентября 2013 г порядок передачи юридически значимых документов регулируется статьей 165.1 ГК РФ . Называться «юридически значимый» документ может по-разному: претензия, требование, уведомление, заявление. Утвержденное в законе правило их доведения до адресата довольно гибкое, в нем НЕ указаны:

обязательные способы доставки,
форма, в которой надлежит направлять соответствующий документ.

Но при этом закон гласит, что юридические последствия наступают с момента его доставки. Соответственно, в интересах отправителя уведомления передать его так, чтобы иметь на руках доказательства доставки адресату . Тем более что при возникновении судебного спора доказывать факт уведомления должно будет именно он. Поэтому, если вы не хотите потом с помощью показаний свидетелей доказывать в суде, что - уведомляйте письменно !

Оптимальные варианты письменного уведомления - те, которые позволяют доказать факт получения этого документа документально:

заказным письмом с уведомлением о вручении;
ценным письмом с описью и уведомлением о вручении.
курьерской службой;
вручение адресату лично.

26.09.2018, Сашка Букашка

Опись вложения - юридически значимое подтверждение содержимого письма.

Почта России предлагает несколько способов отправить письмо с разными дополнительными опциями. Опись вложения форма 107 позволяет юридически заверить содержимое.

Зачем нужна опись вложения в письмо

Почта России бланк описи дает не только для того, чтобы взыскивать деньги. Так происходит, если пропадают бандероли или посылки. Но содержимое писем тоже можно описать. Казалось бы, о какой материальной ответственности может идти речь?

Но ответственность здесь все же есть, только юридическая. Как правило, бланк почтовой описи ф. 107 скачать стараются для отправки документов в государственные органы или в целях официальной переписки с партнерами или должниками. Эта бумага (почтовая опись вложения) становится подтверждением того, что:

письмо с указанным содержимым действительно было отправлено;
это произошло в проставленную на штемпеле дату;
отправителем являлось заявленное лицо.

Такое письмо нельзя запечатывать дома. Сотрудник почтового отделения должен осмотреть, что находится внутри него, и сравнить с перечисленным в описи. После этого он засвидетельствует своей подписью и печатью перечень, подготовленный отправителем.

Поэтому опись документов (бланк Почта России) может выступить, к примеру, доказательством в суде. Она требуется в случае направления досудебной претензии или уведомления об одностороннем расторжении договора.

Опись вложений (Почта России): бланк

Если нужна почтовая опись, бланк заполнить и распечатать можно прямо на сайте Почты России. Ф.И.О. лучше указать полностью во избежание спорных моментов.

Табличная часть состоит из трех столбцов. В этих трех столбцах описи вложения нужно указать названия предметов, их количество и объявленную ценность. Приведем основные рекомендации по их заполнению:

Перечислить можно как названия документов, отправляемых письмом, так и наименования ценных вещей, если речь идет о бандероли или посылке. В первом случае ценность определить трудно. Достаточно поставить условную сумму (например, один рубль).
Количество можно указать относительно как экземпляров документов, так и содержащихся в них листов (если последние не прошиты и не пронумерованы).
Для добавления строчек необходимо нажать на значок «+» под таблицей нужное количество раз.
После того как будет заполнена форма 107 (Почта России), бланк скачать можно в готовом виде. Для этого нужно нажать синюю кнопку внизу.

Если вам привычнее классическая опись почтовая, бланк 2018 Word тоже можно. Заполнять опись можно и от руки. Однако сделать это придется дважды: форма должна быть в двух экземплярах. Один останется у отправителя, другой сотрудник поместит в конверт.

Как отправить письмо с описью вложения

Заполненную форму описи и открытый конверт нужно принести в отделение. Там сотрудник:

сверит перечень с содержимым;
поставит подпись и печать;
присвоит номер идентификатора для отслеживания (такое письмо всегда заказное);
выдаст чек со всеми данными.

Когда получатель придет в отделение за письмом, открыть его он сможет только в присутствии сотрудника. Вместе они удостоверятся в комплектности отправления. Если чего-то не будет хватать, понадобится составить акт для проведения расследования и розыска потери. Оно длится до двух месяцев.

Заказным называют почтовое отправление, у которого есть идентификационный номер. При помощи этого номера можно следить за передвижением отправления на сайте Почты России. На каждом этапе перемещения корреспонденции идентификатор вносится в единую базу данных, которая регулярно обновляется.

Заказная корреспонденция передается адресату или его представителю, имеющему доверенность, лично в руки. Адресат должен расписаться в уведомлении либо ведомости при получении письма. Если получателя нет дома, то почтальон оставляет извещение о заказном письме. В этом случае адресат должен прийти в отделение связи и получить корреспонденцию после предъявления паспорта.

Вес заказной корреспонденции не должен быть больше 100 гр при пересылке по России или 2 кг – при отправке за границу. Заказное письмо может быть двух видов: простое или 1 класса. Отправления 1 класса перемещаются в пункт доставки при помощи авиации, поэтому приходят к адресату намного быстрее. Конечно, стоит доставка отправлений 1 класса дороже, чем простых.

Заказное письмо с уведомлением - что это такое?

Часто для заказной корреспонденции выбирают еще такую дополнительную услугу, как уведомление о вручении. Это документ, подтверждающий получение письма адресатом. При пересылке важных бумаг он является официальным доказательством того, что почтовое отправление доставлено получателю.

Для оформления этой услуги нужно заполнить специальный бланк уведомления о вручении заказного письма, который можно получить в почтовом отделении. Заполненная отправителем форма пересылается в пункт назначения вместе с письмом. После вручения корреспонденции получатель расписывается на уведомлении, и оно отсылается обратно.

Что разрешено отправлять в заказных письмах?

Согласно Приказу 114-п Почты России в любые письма, и заказные в том числе, допускается вкладывать только письменные сообщения. Вес отправления не должен превышать 100 гр, а размер - 229 x 324 мм. Фотографии, рукописи, печатные издания следует отправлять в виде бандероли. Для них максимально допустимый вес составляет 2 кг.

Как отправить заказное письмо?

Для отправления заказной корреспонденции нужно обратиться в любое почтовое отделение. В зависимости от размера и веса письма следует взять конверт нужного размера, указать на нем адреса получателя и отправителя, заполнить соответствующие формы для получения дополнительных услуг. Сотрудник почты посчитает стоимость пересылки, примет оплату и выдаст квитанцию.

Простое заказное

Если отправителю уведомление о получении не нужно, он может отправить просто заказное письмо без всяких дополнительных услуг.

Заказное с уведомлением

Чтобы отправить заказное письмо с уведомлением, предварительно нужно заполнить бланк уведомления, отдать его сотруднику вместе с письмом и сообщить, какие еще дополнительные услуги вам нужны.

Заказное с описью вложений

Чтобы переслать ценное почтовое отправление, используют такую дополнительную услугу, как опись вложения. Доступна она только для пересылки по территории России. Отправитель заполняет специальную форму в двух экземплярах, где перечисляет пересылаемые предметы или документы, их количество и объявленную ценность. Объявленная ценность – это та сумма, которую отправитель сможет получить при потере или повреждении заказного отправления.

Письмо передается сотруднику почты открытым, запечатывается после сравнения описи и содержимого. Один экземпляр описи остается у отправителя. Такое почтовое отправление адресат может вскрыть в присутствии работников почты и сверить с описью.

Если выяснится, что корреспонденция дошла не в полном объеме, сотрудник почтового отделения составляет акт. Акт отправляют на Главпочтамт населенного пункта, на основании его проводят расследование в срок до двух месяцев. По результатам расследования получателю компенсируют стоимость неполученных предметов в соответствии с объявленной ценностью. Если же выплату возмещения задерживают или отказываются платить, можно воспользоваться .

Сколько стоит заказное письмо?

Стоимость пересылки заказного письма Почты России зависит от многих факторов: веса письма, расстояния между пунктами отправки и назначения, класса отправления и т.д. Тарифы на услуги по доставке писем и уведомлений размещены на официальном сайте Почты России. Однако самостоятельно посчитать расходы на заказное письмо непросто, ведь учесть нужно много нюансов.

Чтобы узнать примерную стоимость отправления, можно воспользоваться почтовым калькулятором на сайте Почты России. Для этого в онлайн-сервисе указывают, откуда и куда следует доставить корреспонденцию, вес или количество листов в письме, способ для доставки, выбирают желаемые дополнительные услуги и рассчитывают цену.

Сроки доставки заказного письма

Срок доставки заказного отправления зависит в первую очередь от расстояния между пунктами отправки и назначения. Контрольные сроки пересылки письменной корреспонденции между городами областного и краевого значения приводятся в Постановлении № 160 от 24.03. 2006. Из областного или краевого центра в города по территории подчинения письма должны приходить за 2 дня, из районного центра в остальные населенные пункты – за 3 дня.

Часто задаваемые вопросы

Поскольку обычные граждане заказные письма отправляют нечасто, у них могут возникнуть вопросы, касающиеся этого вида почтовой корреспонденции.

Чем отличается заказное письмо от простого?

Заказное письмо отличается от простого отправления обязательной регистрацией. Обычное письмо отправитель просто опускает в ближайший почтовый ящик. Заказную корреспонденцию передают работнику почты. Сотрудник наносит на заказное отправление так называемый штриховой почтовый идентификатор (ШПИ) и регистрирует его в единой базе данных. Затем взвешивает письмо, уточняет способ доставки, принимает оплату и выдает квитанцию. Заказная корреспонденция вручается адресату лично в руки, а простое письмо почтальон кладет в почтовый ящик с номером квартиры.

Как заполнить уведомление о вручении заказного письма?

Бланк уведомления о вручении заказного почтового отправления можно получить у почтового работника либо распечатать с сайта и заранее заполнить для экономии времени. На лицевой стороне следует указать:

вид и категорию отправления;
ФИО и адрес получателя уведомления о вручении;

На обратной стороне бланка указывают:

вид и категорию почтового отправления;
ФИО и адрес получателя заказного письма.

Пересылка почтовой корреспонденции заказным письмом с уведомлением о вручении является гарантией того, что письмо не потеряется и будет передано получателю лично, а отправителю сообщат о доставке.

Для ценного письма отправитель указывает «объявленную ценность», которая полностью или частично возмещается при утере или повреждении письма.

Как и заказное письмо, ценное письмо является регистрируемым отправлением, его доставку и вручение можно отследить с помощью трек-номера для отслеживания. На территории РФ ценное письмо вручается лично адресату под роспись или представителю адресата по доверенности.

Чтобы рассчитать срок и стоимость доставки, воспользуйтесь почтовым калькулятором или ознакомьтесь с тарифами доставки писем по России и за границу .

Ограничения

Минимальный
размер

Максимальный
размер

Максимальный вес

229 × 324 мм (формат C4)

По РФ - 100 г

За границу - 2 кг

Минимальный размер

110 × 220 мм (евроконверт) или 114 × 162 мм (формат C6)

Максимальный размер

229 × 324 мм (формат C4)

Максимальный вес

По РФ - 100 г

За границу - 2 кг

Как отправить

Купите любой конверт подходящего размера, вложите письмо и напишите адрес . Конверт можно купить в почтовом отделении.
Отдайте конверт с письмом сотруднику почтового отделения и сообщите сумму объявленной ценности в рублях, которую вы хотите получить в качестве компенсации в случае утери или повреждения письма.
Если необходимо уведомление о вручении, возьмите на столе в почтовом отделении бланк уведомления (для отправлений по России - бланк ф. 119, для отправлений за границу - бланк CN 07), заполните его и передайте вместе с письмом сотруднику Почты.
Если необходима опись вложения, заполните 2 экземпляра бланка описи (ф. 107) и передайте вместе с письмом оператору. Или заполните бланки на сайте .
ВНИМАНИЕ! Письмо с описью вложения передается сотруднику отделения в открытом виде для сверки.
Если необходима услуга наложенного платежа, сообщите оператору сумму наложенного платежа в рублях.
Если необходимо СМС-уведомление, заполните бланк СМС-уведомления и передайте его оператору.

Дополнительные услуги

Уведомление о вручении . Вы получите подписанное адресатом уведомление о вручении.
Опись вложения . Вы получите заверенное почтовым работником подтверждение содержимого письма и даты его отправки.
Наложенный платеж . Чтобы получить письмо, адресат должен будет заплатить указанную вами сумму.
СМС-уведомление о прибытии отправления в отделение и вручении адресату. Услуга доступна только при пересылке по России.
Авиапересылка - воздушным транспортом доставляется быстрее.

Обратите внимание, что услуги Опись вложения, Наложенный платеж и СМС-уведомление доступны только для пересылки отправлений по территории России.